Aby zapewnić ciągłość obsługi klientów oraz terminową realizację wszystkich zobowiązań sprzedażowych, Sprzedawca planujący dłuższy urlop lub inną formę nieobecności powinien z odpowiednim wyprzedzeniem podjąć działania organizacyjne, które zminimalizują ryzyko opóźnień i problemów w obsłudze zamówień.

Zaleca się, aby na co najmniej 30 dni przed planowaną datą wyjazdu Sprzedawca wycofał z Platformy wszystkie swoje oferty wymiany i sprzedaży, tak aby uniknąć przyjmowania nowych zamówień w okresie nieobecności. Pozwoli to uniknąć sytuacji, w której zamówienia nie zostaną zrealizowane w wymaganym terminie, co mogłoby wpłynąć negatywnie na ocenę Sprzedawcy i poziom zadowolenia Kupujących.

Dodatkowo Sprzedawca ma obowiązek zapewnić osobę zastępującą, która w okresie urlopu będzie kontynuowała obsługę bieżących procesów, w szczególności rozpatrywanie zwrotów, reklamacji, zapytań oraz wszelkich zgłoszeń od klientów. Osoba ta powinna posiadać pełen dostęp do systemów, dokumentów i narzędzi wymaganych do skutecznego prowadzenia obsługi, tak aby zachować standardy obowiązujące na Platformie.

O nieobecności (w przypadku, gdy przekracza ona 5 dni roboczych i nieobecne będą również osoby zastępujące) należy poinformować Platformę z odpowiednim wyprzedzeniem – rekomenduje się, aby było to nie później niż 14 dni przed rozpoczęciem urlopu. Informację tę należy przekazać za pośrednictwem poczty elektronicznej. Takie postępowanie umożliwi Platformie podjęcie ewentualnych działań organizacyjnych, które zapewnią niezakłócony przebieg procesów sprzedażowych, a także pozwoli utrzymać wysoki poziom obsługi Kupujących, minimalizując ryzyko reklamacji, negatywnych opinii oraz sankcji wynikających z niewywiązania się z obowiązków Sprzedawcy.