Afin d’assurer la continuité du service client et le respect ponctuel de toutes les obligations de vente, un Vendeur prévoyant des vacances prolongées ou toute autre forme d’absence doit prendre des mesures organisationnelles bien à l’avance afin de minimiser le risque de retards et de problèmes dans le traitement des commandes.

Il est recommandé qu’au moins 30 jours avant la date de départ prévue, le Vendeur retire toutes ses annonces d’échange et de vente de la Plateforme afin d’éviter de recevoir de nouvelles commandes pendant la période d’absence. Cette mesure permet de prévenir les situations dans lesquelles les commandes ne pourraient pas être honorées dans les délais requis, ce qui pourrait nuire à la note du Vendeur ainsi qu’à la satisfaction des Acheteurs.

En outre, le Vendeur est tenu de désigner un remplaçant qui, durant la période de congé, continuera à gérer les processus en cours, notamment le traitement des retours, des réclamations, des demandes et de toute autre sollicitation client. Cette personne doit avoir un accès complet aux systèmes, documents et outils nécessaires pour assurer un service client efficace, conformément aux standards applicables sur la Plateforme.

En cas d’absence (si celle-ci dépasse 5 jours ouvrables et qu’aucun remplaçant ne sera disponible), la Plateforme doit en être informée à l’avance. Il est recommandé que cette notification soit effectuée au plus tard 14 jours avant le début du congé. L’information doit être transmise par courrier électronique. Cette procédure permet à la Plateforme de prendre les mesures organisationnelles nécessaires afin d’assurer la bonne continuité des processus de vente et contribue à maintenir un haut niveau de service client, en réduisant le risque de réclamations, d’avis négatifs et de sanctions résultant du non-respect par le Vendeur de ses obligations.