Per garantire la continuità del servizio clienti e il puntuale adempimento di tutti gli obblighi di vendita, un Venditore che pianifichi un periodo di ferie prolungato o qualsiasi altra forma di assenza dovrebbe adottare con largo anticipo misure organizzative volte a minimizzare il rischio di ritardi e problemi nell’elaborazione degli ordini.

Si raccomanda che, almeno 30 giorni prima della data di partenza prevista, il Venditore ritiri tutte le inserzioni di scambio e vendita dalla Piattaforma per evitare di ricevere nuovi ordini durante il periodo di assenza. Questo aiuterà a prevenire situazioni in cui gli ordini non possano essere evasi entro i tempi richiesti, con un impatto negativo sulla valutazione del Venditore e sulla soddisfazione degli Acquirenti.

Inoltre, il Venditore è obbligato a nominare un sostituto che, durante il periodo di ferie, continui a gestire i processi in corso, in particolare l’elaborazione dei resi, dei reclami, delle richieste di informazioni e di qualsiasi altra richiesta dei clienti. Questa persona dovrebbe avere pieno accesso ai sistemi, ai documenti e agli strumenti necessari per garantire un servizio clienti efficace in conformità agli standard applicabili sulla Piattaforma.

In caso di assenza (se questa supera i 5 giorni lavorativi e il personale sostitutivo non è disponibile), la Piattaforma deve essere informata in anticipo. Si raccomanda che tale comunicazione avvenga non oltre 14 giorni prima dell’inizio del periodo di ferie. L’informazione deve essere trasmessa via e-mail. Questa procedura consente alla Piattaforma di adottare le misure organizzative necessarie per garantire la continuità dei processi di vendita e contribuisce a mantenere un elevato livello di servizio clienti, riducendo al minimo il rischio di reclami, recensioni negative e sanzioni derivanti dal mancato rispetto da parte del Venditore dei propri obblighi.